Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương 2023 - Phúc Minh Media

Bạn đang có kế hoạch tổ chức lễ khai trương. Bạn muốn tham khảo bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương? Trong bài viết dưới đây, Phúc Minh Media xin chia sẻ thông tin chi tiết về bản kế hoạch tổ chức khai trương chi tiết.

Các hạng mục trong bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Để đảm bảo thành công tuyệt vời của lễ khai trương, các doanh nghiệp cần lập checklist các hạng mục trong bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương. Bao gồm:

• Địa điểm và thời gian tổ chức lễ khai trương cụ thể.

• Mục đích, yêu cầu về quy mô, hình ảnh truyền thông, ngân sách, đối tượng và số lượng khách mời tham dự sự kiện.

• Cơ sở vật chất cần chuẩn bị cho sự kiện, bao gồm âm thanh, ánh sáng, bàn ghế, nhà bạt, sân khấu, standee, trang trí, bộ dụng cụ cắt băng khai trương và các yếu tố khác.

• Nhân sự thực hiện sự kiện, bao gồm MC, lễ tân, khách VIP, ban tổ chức, đội lân sư rồng, nhóm múa, nhóm nhảy, ca sĩ, nhóm quay phim và chụp hình sự kiện.

• Tài liệu, tư liệu cho khách hàng tham dự lễ khai trương, bao gồm tờ rơi, sản phẩm mẫu, video giới thiệu sản phẩm và dịch vụ.

• Thiết kế các ấn phẩm cần thiết cho buổi khai trương, bao gồm thư mời, tờ rơi, banner, backdrop sân khấu, standee, và layout mặt bằng sự kiện.

Bằng cách chuẩn bị và lập checklist các hạng mục trên, các doanh nghiệp sẽ đảm bảo rằng lễ khai trương diễn ra thành công, tạo được ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng và khách mời tham dự.

Lập checklist các hạng mục trong bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Xem thêm: Quy trình lên kịch bản khai trương từ A - Z mới nhất 2023

Chi tiết bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Dưới đây là thông tin chi tiết bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương mà bạn có thể tham khảo.

Địa điểm, thời gian và quy mô tổ chức sự kiện

Việc đầu tiên cần thực hiện trong kế hoạch khai trương là xác định địa điểm, thời gian và quy mô tổ chức của sự kiện. Thông thường, các doanh nghiệp thường chọn tổ chức sự kiện khai trương tại cửa hàng hoặc trụ sở công ty để thuận tiện trong việc chuẩn bị, triển khai các hoạt động đã được lên danh sách kiểm tra (checklist).

Chủ đề, concept độc đáo cho sự kiện khai trương

Sự kiện khai trương có chủ đề, concept độc đáo và khác biệt sẽ gây ấn tượng sâu sắc với khách hàng. Vì vậy, các doanh nghiệp cần xác định chủ đề cho sự kiện nhằm làm nổi bật thương hiệu và sản phẩm của mình. Chủ đề của sự kiện thường phản ánh văn hóa công ty cũng như các sản phẩm và dịch vụ mà doanh nghiệp đang kinh doanh.

Lựa chọn chủ đề, concept cho sự kiện lễ khai trương

Xem thêm: Mẫu thiệp mời khai trương đẹp mê ly cho cửa hàng/công ty

Xây dựng kịch bản chi tiết cho buổi lễ khai trương

Kịch bản chương trình đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức các sự kiện khai trương. Một kịch bản khai trương đầy đủ và chi tiết sẽ giúp nhóm tổ chức có thể giám sát, quản lý chương trình một cách hiệu quả hơn. Điều này đảm bảo rằng sự kiện khai trương diễn ra thành công và ấn tượng. Kịch bản nên được xây dựng một cách sáng tạo, giao công việc cụ thể cho từng bộ phận và triển khai theo tiến độ dự kiến. Một số mục cần bao gồm trong kịch bản khai trương:

• PG đón tiếp khách mời.

• MC thông báo vị trí cho khách mời.

• Chương trình nghệ thuật.

• Giới thiệu tổng quan về doanh nghiệp như lịch sử hình thành, thương hiệu, sản phẩm/dịch vụ,...

• MC giới thiệu đại biểu và khách mời tham gia lễ khai trương. Đại diện ban lãnh đạo doanh nghiệp phát biểu khai mạc chương trình.

• Lễ cắt băng khai trương, tiết mục múa lân.

• Biểu diễn nghệ thuật và tổ chức trò chơi bốc thăm trúng thưởng.

• Khách mời có thể trải nghiệm các sản phẩm hoặc dịch vụ của công ty.

• Bế mạc, doanh nghiệp và khách mời chụp ảnh lưu niệm.

• Hướng dẫn khách mời ra về.

Xem thêm: Dịch vụ thuê múa lân khai trương uy tín tại Phúc Minh Media

Phương án dự phòng cho lễ khai trương

Để lễ khai trường được tổ chức chuyên nghiệp nhất, doanh nghiệp cần dự đoán những rủi ro có thể xảy ra để từ đó xây dựng phương án dự phòng cụ thể. Những rủi ro thường gặp khi tổ chức lễ khai trương là mất điện, sự cố kỹ thuật, tác động của thời tiết.  Bên cạnh đó, công ty cũng cần phân công bộ phận giám sát để phát hiện và kịp thời khắc phục sự cố.

Dự phòng phương án tổ chức lễ khai trương

Truyền thông & quảng bá sự kiện

Để đạt hiệu quả trong việc truyền thông cho sự kiện, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch và lập lịch cụ thể cho từng giai đoạn công việc. Kế hoạch cho hoạt động truyền thông, quảng bá sự kiện nên được triển khai theo 3 giai đoạn sau:

• Giai đoạn trước sự kiện: Để chuẩn bị cho sự kiện, doanh nghiệp có thể sử dụng các phương tiện truyền thông như website, fanpage, tờ rơi, standee... để thông báo về ngày tổ chức sự kiện, danh sách khách mời và các chương trình ưu đãi. Bằng cách này, doanh nghiệp có thể tạo sự mong đợi và thu hút sự quan tâm từ khách hàng tiềm năng.

• Giai đoạn trong sự kiện: Trong quá trình diễn ra sự kiện, doanh nghiệp có thể mời các KOLs (Key Opinion Leaders - những người có ảnh hưởng lớn trên mạng xã hội) tham gia check-in sự kiện hoặc tiến hành livestream trên các nền tảng mạng xã hội. Điều này giúp thu hút sự quan tâm của công chúng và tạo ra một sự kiện đáng nhớ, đồng thời quảng bá thương hiệu của doanh nghiệp.

• Giai đoạn sau sự kiện: Sau khi sự kiện kết thúc, doanh nghiệp có thể chia sẻ video những điểm nổi bật của sự kiện trên website và mạng xã hội. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể viết bài cảm ơn để gửi tới đại biểu, khách mời và khách hàng đã tham gia sự kiện.  

Truyền thông, quảng bá buổi lễ khai trương

Công tác chuẩn bị lễ cúng cho lễ khai trương

Lễ cúng là một phần quan trọng không thể thiếu trong các dịp khai trương cửa hàng hoặc doanh nghiệp. Việc chuẩn bị các lễ vật trên bàn cúng phụ thuộc vào tình hình kinh tế của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc chuẩn bị văn khấn cũng rất quan trọng để cầu mong sự bình an, may mắn, thể hiện lòng thành của chủ doanh nghiệp đối với thần linh và tổ tiên.

Tổ chức buổi lễ khai trương

Đội ngũ nhân sự sẽ dựa vào kịch bản để chuẩn bị các công việc được phân công tại lễ khai trương. Các bộ phận giám sát phải đảm bảo luôn nắm bắt tình hình, động viên nhân sự, kiểm soát chặt chẽ tiến độ công việc nhằm tổ chức  sự kiện khai trương đầy ấn tượng và chuyên nghiệp.

Tổ chức buổi lễ khai trương

Lưu ý khi tổ chức lễ khai trương cần nắm

Dưới đây là một số lưu ý mà các doanh nghiệp cần nắm khi tổ chức lễ khai trương.

Để tổ chức lễ khai trương, nên xem xét kỹ việc chọn ngày và giờ phù hợp. Nên lựa chọn ngày giờ tổ chức lễ khai trương phù hợp với mệnh của chủ doanh nghiệp để công việc kinh doanh sau này được thuận lợi nhất. Ngoài ra, khi lựa chọn ngày giờ tổ chức khai trương cũng cần chú ý:

• Tránh chọn các ngày không tốt trong tháng, tức là ngày không được xem là thuận lợi theo quan niệm phong thủy.

• Kiểm tra xem ngày khai trương có trùng hoặc xung khắc với mệnh của chủ doanh nghiệp hay không.  

• Chọn các ngày có nhiều sao Đại Cát (các sao tốt) và tránh ngày có nhiều sao Hung (các sao xấu).  

• Hạn chế tổ chức lễ khai trương vào ngày Hắc đạo, tức là ngày có sự xung đột và không thuận lợi theo quan niệm phong thủy. Thay vào đó, nên lựa chọn ngày và giờ thuộc Hoàng đạo, đảm bảo rằng sự kiện được diễn ra trong thời gian có năng lượng tích cực và thuận lợi.

Chuẩn bị mâm cúng: Mâm cúng khai trương thường bao gồm:

• Hoa cúng: Thường sử dụng hai loại hoa, đó là hoa cúc vàng - biểu tượng của phúc lộc, và hoa đồng tiền - mang lại tài lộc, may mắn cho công việc kinh doanh.

• Mâm ngũ quả: Mâm ngũ quả được sắp xếp theo từng vùng miền có những sự khác biệt. Ở miền Bắc, mâm ngũ quả thường bao gồm chuối, na, táo, bưởi, cam, quýt, hồng, lê, lựu và đào. Trong khi ở miền Nam, mâm ngũ quả thường bao gồm cầu, dừa, đu đủ và xoài.

• Bộ tam sên: Bộ tam sên biểu trưng cho các yếu tố thổ, thủy và thiên. Nó bao gồm 3 hột vịt lộn, 1 con cua hoặc tôm luộc, hấp và 1 miếng thịt ba rọi luộc.

• Một số lễ vật khác: Bên cạnh đó, còn có 3 chén nước sạch, 3 chén trà, 3 đĩa xôi, 2 cây nến lớn và đồ vàng mã.

Chuẩn bị mâm cúng khai trương cẩn thận

Công ty tổ chức lễ khai trương tại Phúc Minh Media

Phúc Minh Media là đơn vị chuyên về tổ chức sự kiện, truyền thông và quảng cáo. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao, Phúc Minh Media cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tuyệt vời và độc đáo trong việc tổ chức lễ khai trương.

Phúc Minh Media cung cấp các giải pháp tổ chức lễ khai trương, phù hợp với nhu cầu và ngân sách của từng doanh nghiệp. Công ty tư vấn và hỗ trợ khách hàng từ giai đoạn lên ý tưởng,  bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương cho đến thực hiện và theo dõi sau sự kiện. Với tư duy sáng tạo và kiến thức chuyên môn, đội ngũ của Phúc Minh Media sẽ mang đến những ý tưởng độc đáo, phù hợp với thương hiệu của doanh nghiệp, đảm bảo rằng lễ khai trương diễn ra thành công nhất.

Ngoài việc tổ chức sự kiện chính, Phúc Minh Media cũng đảm nhận vai trò trong việc quảng bá và truyền thông cho lễ khai trương. Công ty sẽ xây dựng chiến lược truyền thông hiệu quả, từ tài liệu quảng cáo, thông điệp PR cho đến các phương tiện truyền thông, mạng xã hội, các hoạt động truyền thông trực tuyến. Điều này giúp tăng cường sự nhận diện thương hiệu và tạo sự chú ý của cộng đồng đối tượng.

Với sự tận tâm, chuyên nghiệp và sự sáng tạo không ngừng, Phúc Minh Media tự hào là đơn vị tổ chức lễ khai trương hàng đầu. Doanh nghiệp nào có nhu cầu tổ chức một lễ khai trương đáng nhớ, đẳng cấp và ấn tượng, hãy liên hệ ngay với Phúc Minh Media.

Minh Phúc Media chuyên tổ chức kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Trên đây là thông tin chi tiết về bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương. Mong rằng với những chia sẻ trên sẽ giúp ích cho các bạn khi có nhu cầu tổ chức khai trương. Để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất, hãy liên hệ ngay với Phúc Minh Media qua số điện thoại 058 560 8888/094 964 1343 hoặc truy cập vào website https://phucminhmedia.com/.