Dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói uy tín

Tổ chức lễ khai trương thành công đòi hỏi sự chuẩn bị và kế hoạch cẩn thận. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về những kinh nghiệm quan trọng khi tổ chức lễ khai trương, cùng những thông tin về dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói của Phúc Minh

Tổ chức lễ khai trương là gì?

Khai trương đại tiệc (Grand Opening) là một sự kiện quan trọng cho các doanh nghiệp, đánh dấu sự ra mắt cửa hàng, công ty hoặc thương hiệu mới đến công chúng. Mục tiêu của buổi khai trương là mong muốn đem lại may mắn cho cửa hàng, thúc đẩy kinh doanh và đạt được thành công như mong đợi.

Khai trương đại tiệc là một sự kiện quan trọng

Để tổ chức buổi khai trương thành công, đòi hỏi xác định quy mô tổ chức và chuẩn bị các yếu tố cần thiết. Ví dụ như việc lên kế hoạch tiếp đón khách mời, chuẩn bị bữa tiệc nhẹ, chuẩn bị tiết mục văn nghệ chào mừng, tặng quà cho khách hàng và nhiều hoạt động khác.

Tổ chức lễ khai trương mang ý nghĩa gì?

Tổ chức lễ khai trương mang một ý nghĩa rất quan trọng đối với các công ty hoặc thương hiệu mới. "Khai" trong tiếng Hán có nghĩa là bắt đầu, "Trương" mang ý nghĩa lớn mạnh. Từ cụm "Khai trương" ám chỉ một sự khởi đầu suôn sẻ và phát triển mạnh mẽ. Đồng thời, đây là một cơ hội tuyệt vời để tăng cường sự nhận diện thương hiệu mới đối với khách hàng. Qua buổi lễ khai trương, doanh nghiệp có thể quảng bá hình ảnh và dịch vụ một cách hiệu quả.

Xem thêm: Bật mí cách tổ chức trung thu cho thiếu nhi hấp dẫn, thú vị

Các hạng mục tổ chức sự kiện khai trương chi tiết

Để tổ chức buổi lễ khai trương thành công và tạo dấu ấn cho doanh nghiệp, chúng ta cần có một kế hoạch tổ chức sự kiện cụ thể và chi tiết từ nội dung concept, timeline, agenda chương trình đến việc chuẩn bị các thiết bị chạy sự kiện như sân khấu, âm thanh, ánh sáng, lân sư rồng,...

Các hạng mục tổ chức sự kiện khai trương chi tiết

Đặc biệt, nội dung chương trình phải tạo điểm nhấn, gây ấn tượng cho khách mời tham dự và thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Xem thêm: Dịch vụ tổ chức tổng kết cuối năm độc đáo, ấn tượng

Xác định lý do, mục đích tổ chức lễ khai trương

Bước đầu tiên trong việc xây dựng kế hoạch tổ chức sự kiện là xác định mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được. Dựa trên mục tiêu đó, chúng ta có thể triển khai các phần tiếp theo sao cho phù hợp với doanh nghiệp và thu hút sự quan tâm của khách hàng.

Thường thì lễ khai trương được tổ chức nhằm giới thiệu doanh nghiệp cùng sản phẩm và dịch vụ đến khách hàng, đồng thời thể hiện tầm nhìn chiến lược kinh doanh và sự phát triển trong tương lai.

Xem thêm: Tư vấn tổ chức lễ động thổ chuyên nghiệp nhất toàn quốc

Đối tượng hướng đến của lễ khai trương

Mỗi doanh nghiệp có những đối tượng khách hàng riêng. Việc xác định đúng đối tượng khách hàng giúp nâng cao hiệu quả của buổi lễ và đưa sản phẩm của doanh nghiệp tiếp cận khách hàng một cách hiệu quả.

Dựa vào việc xác định đối tượng khách hàng, chúng ta có thể xây dựng nội dung và chủ đề của buổi lễ sao cho gần gũi và phù hợp với mong muốn của khách hàng.

Đối tượng hướng đến của lễ khai trương

Xem thêm: Tư vấn tổ chức sinh nhật công ty miễn phí, chi tiết nhất

Xác định ý tưởng và chủ đề của lễ khai trương

Sau khi xác định được mục tiêu của sự kiện, chúng ta cần đưa ra các ý tưởng và chủ đề phù hợp với doanh nghiệp và đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp muốn hướng tới. Các ý tưởng sáng tạo và những điểm nhấn đặc biệt sẽ làm cho buổi lễ khai trương trở nên thú vị, thu hút khách mời và thể hiện sự khác biệt của doanh nghiệp so với các đối thủ khác.

Việc lựa chọn ý tưởng độc đáo cũng là một yếu tố quan trọng giúp buổi lễ khai trương thành công và để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời. Đồng thời, nó cũng mang lại hiệu quả truyền thông mạnh mẽ, giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp một cách tự nhiên và hiệu quả nhất.

Xem thêm: Các bước tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới chi tiết

Xác định địa điểm & thời gian tổ chức

Thời gian:

• Việc lựa chọn thời gian - ngày diễn ra lễ khai trương rất quan trọng. Theo quan niệm từ xa xưa, việc chọn ngày và giờ khai trương có thể ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp trong tương lai.

• Để chọn thời gian khai trương, doanh nghiệp nên chọn ngày và giờ thu hút được nhiều khách mời tham dự và tránh những ngày không may. Bạn có thể tự chọn ngày dựa trên mong muốn cá nhân hoặc nhờ đến chuyên gia phong thủy để xem tử vi và nhận tư vấn về việc chọn ngày đẹp và phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Địa điểm:

• Bên cạnh việc chọn thời gian tổ chức, việc lựa chọn địa điểm khai trương cũng rất quan trọng. Lựa chọn địa điểm phù hợp sẽ giúp sự kiện diễn ra thuận lợi và thể hiện quy mô và tầm quan trọng của buổi khai trương đối với doanh nghiệp.

• Thông thường, lễ khai trương sẽ diễn ra tại chính địa điểm mà doanh nghiệp muốn khai trương. Do đó, chúng ta cần thực hiện khảo sát địa điểm, đo đạc kỹ lưỡng và chính xác để chuẩn bị cho quá trình thi công thiết kế và tổ chức, tránh các rủi ro không mong muốn trong quá trình diễn ra sự kiện.

Xác định địa điểm & thời gian tổ chức

Xem thêm: [Bí quyết] Để tổ chức sự kiện âm nhạc thành công rực rỡ

Lên kế hoạch truyền thông quảng bá cho sự kiện

Để thương hiệu doanh nghiệp được biết đến và tiếp cận nhiều đối tượng khách hàng, hoạt động marketing là vô cùng quan trọng. Việc tăng cường hoạt động truyền thông giúp nâng cao giá trị hình ảnh của công ty, thúc đẩy sự phát triển thương hiệu và tăng doanh thu. Đồng thời, việc xây dựng chiến dịch truyền thông mạnh mẽ cũng giúp doanh nghiệp được nhận diện rộng rãi và lan tỏa đến nhiều người hơn.

Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện khai trương, chúng ta có thể sử dụng các phương tiện truyền thông như báo chí, truyền hình, mạng xã hội để giới thiệu về sự kiện và sản phẩm của doanh nghiệp. Các công cụ quảng cáo trực tuyến và kênh truyền thông xã hội cũng là những phương pháp hiệu quả để tiếp cận khách hàng mục tiêu và tạo sự tò mò, quan tâm đối với sự kiện.

Xem thêm: Bảng giá cho thuê âm thanh ánh sáng sự kiện

Quản lý rủi ro trong tổ chức sự kiện

Trong mọi sự kiện, lớn hay nhỏ, đều tiềm ẩn những rủi ro. Con người, thời tiết, thiết bị, chi phí và nhiều yếu tố khác có thể gây ra những tình huống không mong muốn. Vì vậy, việc đánh giá và quản lý rủi ro là cực kỳ quan trọng để doanh nghiệp có thể đưa ra các biện pháp phòng ngừa và ứng phó kịp thời trong mọi tình huống.

Bằng cách xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch và chuẩn bị các biện pháp phòng ngừa, đảm bảo sự kiện diễn ra một cách liên tục và suôn sẻ. Đồng thời, việc có một kế hoạch phản ứng khẩn cấp và đội ngũ sẵn sàng xử lý các tình huống bất ngờ cũng là yếu tố quan trọng để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo thành công của sự kiện.

Xem thêm: Cho thuê khung backdrop sự kiện | Chuyên nghiệp, giá rẻ

Triển khai các kế hoạch liên quan để tổ chức lễ khai trương

Sau khi lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương, để đảm bảo sự kiện diễn ra theo kế hoạch, chúng ta cần tạo ra kịch bản và timeline chi tiết cho chương trình từ quá trình thiết kế, chuẩn bị vật tư đến quá trình thi công. Điều này giúp đảm bảo sự kiện diễn ra một cách suôn sẻ và có tính tổ chức.

Các hạng mục quan trọng cần chuẩn bị để tổ chức lễ khai trương

Thiết kế hình ảnh 2D và 3D

Sự tạo hình đẹp tạo được ấn tượng ban đầu, đồng thời khơi dậy sự hứng thú và tò mò của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Việc thiết kế hình ảnh đẹp, mang tính thẩm mỹ và nghệ thuật, dựa trên chủ đề của doanh nghiệp, sẽ làm cho buổi lễ khai trương trở nên đặc biệt, thể hiện sự chuyên nghiệp và tạo điểm nhấn phong cách riêng biệt cho doanh nghiệp.

Triển khai kế hoạch tổ chức lễ khai trương

Xem thêm: Quy trình lên kịch bản khai trương từ A - Z mới nhất 2023

Xác định và gửi thiệp mời đến khách mời

Để chuẩn bị cho buổi lễ khai trương, chúng ta cần xác định danh sách khách mời và gửi thiệp mời đến họ.

Việc lựa chọn khách mời phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp và chuẩn bị thiệp mời cùng các công việc tiếp đón khách mời một cách chu đáo sẽ góp phần tạo thiện cảm lớn cho khách mời.

Chuẩn bị thiết bị và vật tư cho buổi lễ khai trương

Đối với sự kiện khai trương, việc chuẩn bị thi công và trang trí cần được thực hiện kỹ lưỡng. Dựa vào nội dung chương trình, chúng ta cần chuẩn bị các thiết bị phù hợp và cần thiết cho buổi lễ. Các thiết bị cơ bản bao gồm:

• Hệ thống âm thanh và ánh sáng phù hợp với số lượng khách mời tham dự.

• In ấn backdrop, banner, standee theo yêu cầu kích thước.

• Hoa tươi, pháo điện, cột barie, pháo giấy để trang trí sân khấu.

• Bộ cắt băng khai trương gồm kéo, khay, băng đỏ và hoa cài.

• Hòm bốc thăm để sử dụng cho tiết mục bốc thăm may mắn trong chương trình.

• Đồ uống và tiệc mặn hoặc tiệc ngọt cho khách mời.

• Quà tặng dành cho các khách mời tham dự buổi lễ.

Xem thêm: Bản kế hoạch tổ chức lễ khai trương 2023 - Phúc Minh Media

Thi công và trang trí sự kiện

Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và thi công các yếu tố trước khi diễn ra sự kiện rất quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

• Tại khu vực lối vào sự kiện: Treo băng rôn sau đó cần đặt standee dọc lối đi vào xung quanh khu vực diễn ra sự kiện.

• Tại sân khấu chính: Dựng sân khấu theo thiết kế, trang trí sân khấu bằng thảm đỏ, backdrop, hoa tươi, pháo điện, pháo giấy. Đặt cột barie xung quanh sân khấu và lối đi lên sân khấu.

• Tại khu vực đón khách: Bàn lễ tân, setup bàn teabreak và đồ uống cho khách tham dự.

• Tại khu vực diễn ra lễ khai trương: Setup các loại bàn ghế cho khách mời. Đối với khách mời VIP, cần chuẩn bị thêm hoa để bàn và hoa cài ngực để tăng phần trang trọng.

• Tại khu vực trưng bày sản phẩm: Setup và trang trí khu vực trưng bày sản phẩm cùng trang trí cửa hàng.

Thi công và trang trí sự kiện lễ khai trương

Xem thêm: Mẫu thiệp mời khai trương đẹp mê ly cho cửa hàng/công ty

Lựa chọn nhân sự hợp lý cho buổi lễ khai trương

Để tổ chức sự kiện khai trương diễn ra suôn sẻ, việc lựa chọn MC, ca sĩ, Promotion Girl (PG), Lân sư rồng và nhân viên quay phim, chụp hình cũng cần được cân nhắc kỹ lưỡng.

• MC: Lựa chọn MC đã có nhiều kinh nghiệm dẫn sự kiện khai trương là một trong những lợi thế. MC cần linh hoạt trong mọi tình huống và có khả năng tương tác tốt với khách hàng.

• Ca sĩ biểu diễn: Tùy thuộc vào đặc thù của doanh nghiệp và đối tượng khách mời để lựa chọn ca sĩ phù hợp.

• Promotion Girl (PG): PG là đại diện lễ tân đứng đón khách, nên cần lựa chọn PG với ngoại hình sáng, cười tươi và linh động.

• Lân sư rồng: Biểu diễn nhiệt tình, thu hút khách hàng.

• Nhân viên quay phim, chụp hình: Cần có kỹ thuật và kinh nghiệm, để lưu giữ những khoảnh khắc đẹp trong buổi lễ khai trương và sử dụng hình ảnh đó trong truyền thông.

Xem thêm: Dịch vụ thuê múa lân khai trương uy tín tại Phúc Minh Media

Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện lễ khai trường

Tiếp đón khách

Đại diện doanh nghiệp chào đón khách mời khi đến tham dự sự kiện và chụp hình check-in cho khách.

Biểu diễn nghệ thuật chào mừng

Tiết mục mở màn đặc sắc để tạo sự chú ý và nâng cao không khí náo nhiệt.

Giới thiệu đại biểu:

MC giới thiệu các khách mời và đại biểu tham dự sự kiện.

Phát biểu của đại diện:

Đại diện doanh nghiệp thuyết minh về lý do tổ chức sự kiện, giới thiệu về doanh nghiệp và các sản phẩm, cũng như nhấn mạnh nhu cầu thị trường và khả năng đáp ứng của doanh nghiệp.

Nghi thức cắt băng

Lễ cắt băng khai trương cùng với màn biểu diễn múa lân để mang lại may mắn và tài lộc cho doanh nghiệp.

Trải nghiệm sản phẩm

Hướng dẫn khách hàng tham gia trải nghiệm và sử dụng thử các sản phẩm của doanh nghiệp để khách hàng có thể tự cảm nhận và hiểu rõ hơn về chất lượng và giá trị của sản phẩm.

Biểu diễn văn nghệ

Tiếp tục các tiết mục biểu diễn nghệ thuật xen kẽ, giúp khách mời trải nghiệm một không gian thư giãn và thoải mái hơn.

Lên kịch bản chi tiết cho sự kiện lễ khai trường

Bốc thăm trúng thưởng

Đại diện doanh nghiệp tiến hành bốc thăm và công bố danh sách khách hàng may mắn trúng thưởng trong sự kiện, tạo sự giao lưu và tăng cường quan hệ với khách hàng.

Kết thúc buổi lễ

Đại diện chương trình lên phát biểu bế mạc, đồng thời gửi lời cảm ơn đến tất cả khách mời và trao quà tặng cho các khách mời tham dự để tạo sự tận hưởng và tri ân từ doanh nghiệp.

Xem thêm: Bảng báo giá dịch vụ múa lân khai trương spa

Công ty tổ chức sự kiện khai trương Phúc Minh Media

Để tổ chức một buổi lễ khai trương chuyên nghiệp và hoàn hảo, quý công ty nên tìm đến một công ty tổ chức sự kiện có nhiều kinh nghiệm. Phúc Minh Media là một sự lựa chọn lý tưởng với kinh nghiệm đã tổ chức thành công nhiều sự kiện cho các công ty tập đoàn và doanh nghiệp lớn như Prudential, Mercedes, Honda, Kymco,...

Phúc Minh Media cam kết mang đến cho quý công ty một sự kiện hoành tráng và đầy đủ nhất. Chúng tôi sẽ giúp truyền tải thông điệp và thương hiệu của công ty đến với nhiều khách hàng mục tiêu, và đồng thời đảm bảo giá thành cạnh tranh nhất. Với kinh nghiệm và sự chuyên nghiệp của chúng tôi, quý công ty có thể yên tâm rằng sự kiện sẽ được tổ chức một cách tinh tế, đáng nhớ và mang lại hiệu quả tốt nhất cho công ty.

Một số câu hỏi thường gặp về dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Báo giá tổ chức lễ khai trương

Để nhận được một báo giá chính xác cho dịch vụ tổ chức lễ khai trương từ Phúc Minh Media, chúng tôi cần hiểu rõ nhu cầu và sản phẩm của khách hàng, cũng như yêu cầu thẩm mỹ và số lượng tham dự. Vì mỗi chương trình là độc nhất, do đó, chúng tôi sẽ tạo ra báo giá riêng dựa trên thông tin cụ thể của từng khách hàng.

Chúng tôi cam kết đưa ra báo giá chính xác và cung cấp dịch vụ tốt nhất dựa trên sự tùy chỉnh và phù hợp với yêu cầu của khách hàng. Hãy liên hệ với chúng tôi để chúng tôi có thể thảo luận và cung cấp cho bạn một báo giá chi tiết và chính xác cho dự án tổ chức lễ khai trương của bạn.

Một số câu hỏi thường gặp về dịch vụ tổ chức lễ khai trương

Lễ khai trương cần những thiết bị nào?

Để tổ chức một lễ khai trương cơ bản, các yếu tố quan trọng cần có bao gồm sân khấu, hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED, thảm đỏ, và các hạng mục trang trí như hoa, bóng bay, cổng bóng, cổng hơi. Ngoài ra, còn cần có bàn tiệc, bàn vuông, cột barrier và một số thiết bị khác để đảm bảo buổi lễ diễn ra suôn sẻ và ấn tượng.

Chúng tôi hiểu rằng mỗi lễ khai trương có thể có yêu cầu và điều kiện khác nhau, vì vậy chúng tôi sẽ tùy chỉnh các yếu tố trên để phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách hàng và tạo ra một không gian trang trọng và ấn tượng cho buổi lễ khai trương.

Nhân sự tổ chức gồm những ai?

Nhân sự gồm nhân sự tiếp đón khách là Pg, lễ tân. Nhân sự thực hiện chương trình: mc, lân sư rồng, ca sĩ, nhóm nhảy hoặc nhóm múa, vũ đoàn

Cách thức thanh toán dịch vụ như thế nào?

Thường thì khách hàng thực hiện đặt cọc 50% giá trị trước khi triển khai hợp đồng. Tuy nhiên, đối với những hợp đồng nhỏ, khách hàng có thể thanh toán sau khi kết thúc chương trình.

Cách thức thanh toán dịch vụ như thế nào?

Có cam kết đền bù hợp đồng hay không?

Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Á Châu Event cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất cho khách hàng. Chúng tôi đảm bảo sẽ cung cấp các ấn phẩm thiết kế và thi công chất lượng, bao gồm bản vẽ và ekip chuyên nghiệp thực hiện chương trình. Chúng tôi cam kết hoàn lại 100% giá trị hợp đồng nếu dịch vụ không đáp ứng đúng như đã cam kết.

Lưu ý các kinh nghiệm quan trọng khi tổ chức lễ khai trương thành công

Để tổ chức lễ khai trương thành công, bạn nên chú ý một số kinh nghiệm sau đây:

• Xác định mục tiêu: Đầu tiên, hãy xác định mục tiêu của lễ khai trương. Bạn cần hiểu rõ mục đích của sự kiện và những gì bạn muốn đạt được từ nó. Có thể là quảng bá thương hiệu, thu hút khách hàng mới, hoặc tạo dựng mối quan hệ với đối tác kinh doanh. Mục tiêu rõ ràng sẽ giúp bạn xác định các hoạt động và phương pháp phù hợp để đạt được kết quả mong muốn.

• Lên kế hoạch chi tiết: Tạo ra một kế hoạch chi tiết cho lễ khai trương, bao gồm thời gian, địa điểm, chương trình và hoạt động. Xác định những yếu tố cần thiết như âm thanh, ánh sáng, trình diễn nghệ thuật, và phục vụ thức ăn và đồ uống. Đảm bảo rằng bạn có một tiến độ cụ thể và danh sách công việc để theo dõi và đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ.

• Quảng bá và tiếp thị: Sử dụng các phương tiện quảng cáo và tiếp thị hiệu quả để thông báo về sự kiện. Sử dụng mạng xã hội, email marketing, truyền thông địa phương và các kênh truyền thông khác để lan truyền thông tin về lễ khai trương của bạn. Đặc biệt, hãy tạo sự kích thích và tạo sự tò mò cho khách hàng tiềm năng.

• Chuẩn bị về mặt hình ảnh: Đảm bảo rằng không gian lễ khai trương được trang trí và sắp xếp một cách chuyên nghiệp và hấp dẫn. Sử dụng phù hiệu và bảng hiệu đồng nhất với thương hiệu của bạn để tạo sự nhận diện.

Lưu ý các kinh nghiệm quan trọng khi tổ chức lễ khai trương thành công

Mong rằng những thông tin về việc tổ chức lễ khai trương trên đây mà chúng tôi tổng hợp được sẽ phần nào hữu ích đối với bạn đọc. Hãy để Phúc Minh Media đồng hành cùng bạn trong việc tổ chức lễ khai trương thành công và đạt được mục tiêu kinh doanh của bạn. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để nhận được báo giá và tư vấn chi tiết về dịch vụ tổ chức lễ khai trương trọn gói.

Thông tin liên hệ: 

• Website: https://phucminhmedia.com/
• Địa chỉ: 393 Phúc Tân - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội
• Gmail: phucminhmediaa@gmail.com
• Hotline 1 : 058 560 8888
• Hotline 2: 094 964 1343